Xerox AssetDB Руководство пользователя

Architect

Руководство

пользователя

Architect User Manual

- i -

Asset DB v4.4

Оглавление

1 Назначение приложения Architect ....................................................................................1

2 Процесс проектирования решения ..................................................................................1

3 Начало работы ...................................................................................................................2

3.1 Регистрация и анализ существующей среды печати ............................................2

3.2 Создание решения ....................................................................................................3

4 Вкладка «Вердикт по устройствам» .................................................................................4

5 Вкладка «Каталог устройств» ...........................................................................................7

5.1 Изменение категорий в каталоге устройств ...........................................................8

5.2 Добавление в каталог перебазируемых устройств ...............................................9

5.3 Расположение перебазированного устройства в каталоге ................................ 11

5.4 Добавление моделей в каталог устройств .......................................................... 11

5.5 Создание каталога ................................................................................................. 13

5.6 Импортирование и экспортирование каталогов устройств ................................ 13

6 Вкладка «Расходы на устройства» ............................................................................... 14

6.1 Ввод данных по расходам ..................................................................................... 15

6.2 Импортирование и экспортирование данных по расходам на устройства ....... 16

7 Вкладка «Проект решения» ........................................................................................... 17

7.1 Добавление виртуальных устройств на этаж ...................................................... 18

7.2 Смена типа пиктограммы для виртуального устройства ................................... 20

7.3 Перенос объема с виртуального устройства ...................................................... 21

7.4 Перенос объема с нескольких устройств ............................................................ 21

7.5 Отмена переноса объемов ................................................................................... 21

7.6 Корзина для объемов ............................................................................................ 22

7.7 Недопустимые переносы объемов ....................................................................... 23

7.8 Изменение вердикта для существующего ресурса ............................................ 23

7.9 Статистика переноса объемов ............................................................................. 23

7.10 Создание решения ................................................................................................. 25

7.11 Перемещение перебазированных устройств ...................................................... 25

7.12 Ошибки при создании решения ............................................................................ 26

7.13 Отметки статуса ресурсов..................................................................................... 28

7.14 Отмена решений в приложении Architect ............................................................ 30

Architect User Manual

- ii -

Asset DB v4.4

7.15 Назначение виртуальному устройству производителя и модели вручную ...... 30

7.16 Сопоставление перебазированных ресурсов вручную ...................................... 32

7.17 Использование фильтров ..................................................................................... 34

7.18 Вкладка «Статистика» ........................................................................................... 35

7.19 Вкладка «Финансовые данные» ........................................................................... 36

7.20 Вкладка «Количество пользователей на устройство» ....................................... 36

8 Вкладка «Перспектива» ................................................................................................. 37

9 Создание данных экологического анализа для перспективы .................................... 39

9.1 Группы допущений для перспективы ................................................................... 39

10 Отчеты о создании решения ..................................................................................... 40

10.1 Отчет о перемещениях и изменениях .................................................................. 40

10.2 Отчет о вердиктах по устройствам....................................................................... 40

10.3 Предложение на перспективу ............................................................................... 40

10.4 Редактирование отчетов о создании решения ................................................... 41

11 Экспортирование и импортирование решений ....................................................... 41

11.1 Экспортирование решения в проект Asset DB .................................................... 41

11.2 Экспортирование данных решения в виде пары проекта и решения ............... 42

11.3 Экспортирование только решения ....................................................................... 43

11.4 Импортирование данных решения ....................................................................... 43

12 Недопустимые изменения ......................................................................................... 44

12.1 Коррекция объемов для существующего парка устройств ................................ 45

12.2 Удаление существующих ресурсов ...................................................................... 45

12.3 Изменение производителя и модели ................................................................... 45

13 Часто задаваемые вопросы ...................................................................................... 46

Architect User Manual

1

Asset DB v 4.4

1 Назначение приложения Architect

Приложение Asset DB Architect предназначено для изменения конфигурации парка

устройств печати. Матрица «Вердикт по устройствам» применяется для парка устройств

в текущем состоянии (полученном с помощью приложения Asset DB) с целью его

разделения на списываемые, перебазируемые устройства и устройства, которые

остаются на месте. Затем с помощью функции «Каталог устройств» пользователь может

решить, какие новые устройства следует добавить в парк с измененной конфигурацией.

После этого можно вносить изменения в парк на виде «Оформление» с помощью

графических средств для создания ресурсов, используя автоматический перенос

функций и объемов с существующих ресурсов на новые. Ресурсы из существующей

среды печати, помеченные для перебазирования, автоматически перераспределяются в

новом парке устройств с минимальным вмешательством со стороны пользователя. В

процессе распределения находится оптимальное решение, при котором устройства

размещаются там, где они наиболее востребованы. После создания конфигурации

нового парка на виде «Оценка» можно проверить проект и определить изменения,

которые требуются для существующего парка. Также можно рассчитать расходы для

нового решения и его влияние на окружающую среду и создать отчеты со сводками

изменений в текстовом и графическом виде.

2 Процесс проектирования решения

Asset DB Architect – это больше, чем программное приложение, поскольку в нем

реализован процесс проектирования. Процесс проектирования делится на несколько

этапов (см. рис. 1), описанных в следующих разделах.

рис. 1. Процесс проектирования решения

Architect User Manual

2

Asset DB v 4.4

Процесс проектирования решения реализуется наилучшим образом, когда существует

согласованная политика в области печати, учитывающая следующее:

 общее количество пользователей на устройство;

 доступ к устройствам для цветной печати и печати на бумаге формата А3;

 расстояние между пользователями и устройствами;

 особые потребности отдельных отделов и рабочих группы;

 правила для повторного использования и списания устройств;

 тип проекта (общий или по производителям и моделям).

Когда все это определено, ввод данных в приложение Architect становится намного

проще.

3 Начало работы

Для проектирования решения в приложении Asset DB Architect требуется наличие

проекта Asset DB для существующей среды печати. Предварительно следует

ознакомиться с руководствами для приложений Asset DB Auditor и Analyst.

3.1 Регистрация и анализ существующей среды печати

Первым этапом проектирования решения является детальная регистрация и анализ

существующей среды печати. Сбор данных для последующего анализа и

проектирования проводится по нескольким категориям:

Атрибуты устройств

Для каждого ресурса в проекте необходимо правильно указать производителя и модель,

чтобы ресурсы можно было идентифицировать в окнах приложения Architect. Например,

необходимо знать возможности текущего парка устройств по работе с бумагой и т. д.,

чтобы определить функции печати для парка в перспективе.

Сведения о расположении устройств

Сведения о физическом расположении имеющихся устройств необходимы для принятия

решений по распределению устройств в перспективном варианте.

Объемы печати

В процессе проектирования решения используются данные по объемам печати для

существующего парка устройств. Поэтому крайне важно, чтобы в проекте Asset DB для

всех ресурсов были правильно указаны данные по месячным объемам печати. Это

можно сделать разными способами – см. руководство к приложению Asset DB.

После регистрации среды печати перед началом нового проекта следует провести

детальный анализ данных. В процессе анализа особое внимание необходимо уделить

Architect User Manual

3

Asset DB v 4.4

распределению устройств и объемов на объекте, распределению функций цветной

печати и печати на бумаге формата А3 и наличию устройств печати на каждом участке в

сравнении с потребностями печати.

Совет. При создании решения объемы в проекте должны быть стабильны – в процессе

создания решения объемы не пересчитываются. Пересчет объемов после начала

создания решения в результате может дать отрицательные объемы и ошибки в проекте

решения.

3.2 Создание решения

Для каждого проекта в приложении Asset DB можно создать несколько решений, чтобы

посмотреть различные перспективные варианты парка устройств, не используя разные

проекты. Для создания решения и связывания его с открытым проектом выберите Файл

> Создать > Решение.

рис. 2. Создание решения

После создания решения в верхней части окна отображается пять вкладок, как показано

на

рис. 3.

рис. 3. Вкладки решения

Каждая вкладка представляет один из этапов проектирования решения, описанных

выше. Краткое описание назначения этих вкладок:

 Текущее состояние – отображается текущая среда печати, это просто проект

Asset DB.

Вкладки

решения

Architect User Manual

4

Asset DB v 4.4

 Подготовка данных – на этой вкладке можно проверять показания счетчиков

для текущего состояния и формировать объемы для действующего парка

устройств.

 Вердикт по устройствам – на этой вкладке по каждому устройству принимаются

решения на перспективу.

 Каталог устройств – на этой вкладке принимаются решения по новым

устройствам в перспективном парке и их возможностей в плане объемов.

 Расходы на устройства – на этой вкладке вводятся данные по расходам для

устройств, которые будут использоваться в перспективе.

 Проект решения – отображается проект новой виртуальной среды печати.

 Перспектива – отображается новая среда печати после распределения в ней

новых и перебазированных устройств. Также отображается сводка всех

изменений на каждом этаже.

Вкладки «Текущее состояние» и «Подготовка данных» в этом руководстве не

рассматриваются, их описание см. в руководствах к приложениям Asset DB Auditor и

Analyst.

4 Вкладка «Вердикт по устройствам»

рис. 4. Вкладка «Вердикт по устройствам»

На вкладке «Вердикт по устройствам» в табличном виде отображаются все ресурсы с

пометкой «В рамках», имеющиеся в проекте. Все ресурсы с пометкой «За рамками» в

текущем состоянии на этой вкладке не отображаются.

Для просмотра ресурсов по объектам, зданиям и этажам пользуйтесь деревом в верхнем

правом углу окна. В таблице содержатся различные атрибуты ресурсов, которые могут

Architect User Manual

5

Asset DB v 4.4

быть полезны при вынесении решений (вердикта). Для отображения дополнительных

атрибутов щелкните правой кнопкой мыши по панели заголовков столбцов и выберите

«Далее...»

(см. рис. 5).

рис. 5. Добавление столбцов в таблицу «Вердикт по устройствам»

Откроется окно выбора столбцов, где можно выбрать категории, которые должны

отображаться или скрываться.

На вкладке «Вердикт по устройствам» принимается решение о перспективе каждого

ресурса в проекте. Ресурсам выносится один из трех вердиктов:

 Списать – данный ресурс не будет использоваться в новом парке

устройств.

 Перебазировать – данный ресурс будет использоваться в новом парке

устройств (если это возможно).

 На месте – данный ресурс останется в парке на прежнем месте, при этом

его объем печати будет не больше текущего.

На вынесение вердикта по каждому устройству влияют различные факторы, такие как

срок эксплуатации, расходы и т. д. Все эти факторы следует учитывать при разработке

политики печати.

Вердикт для ресурса можно выбрать один из трех способов: выделить строку ресурса и

нажать одну из кнопок вердиктов на панели инструментов, щелкнуть правой кнопкой

мыши в строке ресурса и выбрать вердикт в раскрывающемся меню или выбрать его в

раскрывающемся списке в столбце «Вердикт» (см. рис. 6). Изначально для каждого

ресурса установлено «НЕ ОПРЕДЕЛЕНО» (в столбце «Вердикт»).

Architect User Manual

6

Asset DB v 4.4

рис. 6. Изменение вердикта для устройства

Для назначения вердикта группе ресурсов выделите их строки и выберите вердикт одним

из способов, указанных выше. Чтобы выделить группу строк, нажмите левую кнопку

мыши и перетащите курсор в другую строку или выделите верхнюю строку группы,

нажмите и удерживайте клавишу Shift и щелкните нижнюю строку. Для выделения

отдельных строк нажимайте на клавиатуре клавишу Ctrl.

Иногда для вынесения вердикта требуется посмотреть ресурс на плане этажа. Для этого

щелкните строку ресурса правой кнопкой мыши и выберите «Отображать на плане

этажа» (см. рис. 7).

рис. 7. Отображение ресурсов на плане этажа

Откроется вкладка «Проект решения» с выделенным ресурсом на плане этажа. Вердикт

для устройств также можно изменять на вкладке «Проект решения» (см. раздел 7.8).

Для упорядочения данных в таблице щелкните заголовок столбца, для упорядочения в

обратной последовательности щелкните его еще раз. Для фильтрации данных в столбце

Контекстное меню

Выбор

вердикта в

раскрываю

щемся

списке

Кнопки

вердиктов

Architect User Manual

7

Asset DB v 4.4

щелкните стрелку «вниз» рядом с его заголовком (см. рис. 8). Таким образом можно

группировать ресурсы по отображаемым атрибутам и назначать им вердикт за одну

операцию.

рис. 8. Применение фильтров

Для изменения ширины столбца щелкните разделитель между заголовками двух

столбцов и перетащите курсор.

5 Вкладка «Каталог устройств»

рис. 9. Вкладка «Каталог устройств»

Вкладка «Каталог устройств» делится на три области. На верхней правой панели

отображается таблица с ресурсами, которые будут перебазироваться. Под ней

расположена пустая панель, где будет отображаться информация о ресурсах в

перспективе при их назначении в столбцах на главной панели в левой части вкладки.

Каталог устройств

Перебазированные

модели

Модели в

каталоге

устройств

Architect User Manual

8

Asset DB v 4.4

На главной панели отображается каталог устройств, настраиваемый под заданные

требования и состоящий из столбцов, представляющих категории устройств. Названия

категорий указываются в заголовках столбцов.

5.1 Изменение категорий в каталоге устройств

В каталоге устройств предусмотрено 10 предварительно заданных категорий:

 МФУ: А4, монохромная

 МФУ: А4, цветная

 МФУ: А3, монохромная

 МФУ: А3, цветная

 Принтер: А4, монохромная

 Принтер: А4, цветная

 Принтер: А3, монохромная

 Принтер: А3, цветная

 Факс

 Сканер

Некоторые из них изначально могут отсутствовать, поскольку отображаются только

требуемые категории (полученные на основе существующего парка устройств).

Категории можно добавлять и удалять кнопкой «Добавить/удалить».

рис. 10. Добавление и удаление столбцов категорий

На главной панели каталога устройств в столбце каждой категории указываются

диапазоны объемов с названием и числовыми значениями. Они представляют разбивку

общего диапазона объема для типа устройств в данном столбце. Границу между

диапазонами можно изменить, щелкнув по ней и перетащив вверх или вниз.

Кнопка добавления

и удаления

категорий

Architect User Manual

9

Asset DB v 4.4

рис. 11. Диапазоны объемов

Таким образом каждый столбец представляет профиль объема печати для данной

категории устройств. При настройке каталога устройства сначала следует определить

для каждой категории устройств, какой объем считать низким, средним, высоким и очень

высоким.

Например, в каталоге устройств на рис. 11 для монохромных МФУ формата A3 низким

объемом считается 0 – 7999 страниц в месяц, средним – 8000 – 19 999 страниц в месяц

и т. д.

5.2 Добавление в каталог перебазируемых устройств

После установки диапазонов объемов для всех категорий устройств следует

распределить устройства по диапазонам, чтобы сформировался каталог.

Каталог будет состоять из двух групп устройств: первая группа из новых устройств, а

вторая из моделей, отмеченных на вкладке «Вердикт по устройствам» как

перебазируемые.

Все ресурсы, отмеченные для перебазирования, содержатся в таблице на верхней

правой панели с указанием серийных номеров (см. рис. 9). Вначале все строки в этой

таблице выделяются розовым цветом. Это означает, что данные устройства еще не

внесены в каталог. Для добавления перебазируемого устройства в каталог нужно

выделить его (устройство выделится красным цветом), затем щелкнуть и перетащить в

один из диапазонов объектов в каталоге слева. При перетаскивании столбец, в который

следует поместить данную модель, выделяется красной рамкой, как показано на рис. 12.

Изменяемые

границы

Architect User Manual

10

Asset DB v 4.4

рис. 12. Автоматическое выделение подходящей категории устройств

Выбрав один из диапазонов объемов в выделенном столбце, отпустите кнопку мыши,

чтобы назначить модели данный диапазон. После размещения модели в диапазоне

объемов шрифт текста его описания становится жирным и с подчеркиванием. Если

теперь выбрать диапазон объемов и посмотреть на нижнюю правую панель, то можно

увидеть модель и ее характеристики в списке «Перебазированные модели». Подробное

описание данной области приведено в разделе 5.3.

Также можно заметить, что название модели в верхней правой таблице больше не

выделяется розовым цветом (см. рис. 13)

рис. 13. Визуальная индикация расположения перебазированного устройства в каталоге

Выделено красным

цветом исчезло

Устройство в

списке

Жирный

подчеркнутый

текст означает,

что устройство

назначено

Architect User Manual

11

Asset DB v 4.4

Эти операции следует повторить для всех моделей, выделенных розовым цветом в

верхней правой таблице. При необходимости моделям можно назначать несколько

диапазонов объемов.

Чтобы добавить группу перебазируемых устройств в один диапазон объемов, следует

выбрать их с помощью клавиши Ctrl и перетащить, как указано выше.

Обратите внимание, что если после удаления перебазированной модели из диапазона

объемов не разместить ее в другой позиции каталога устройств, она снова будет

выделяться розовым цветом в верхней правой таблице.

5.3 Расположение перебазированного устройства в

каталоге

Расположение перебазированного устройства в каталоге можно определить, щелкнув

данное устройство на верхней правой панели. При этом диапазоны объемов, в котором

оно расположено, выделятся желтым цветом, как показано на рис. 14.

рис. 14. Визуальная индикация расположения перебазированного устройства в матрице моделей

5.4 Добавление моделей в каталог устройств

В дополнение к перебазированным устройствам в каталог можно добавлять любые

модели. На этом этапе можно решить, какие модели будут использоваться в новом парке

устройств и где они будут расположены в каталоге.

Для назначения модели диапазона объемов выделите диапазон и нажмите кнопку

«Добавить устройство» на нижней правой панели (см. рис. 15).

Выбранное

устройство

выделяется

фиолетовым цветов

Расположение

перебазированног

о выделяется

желтым цветом

Architect User Manual

12

Asset DB v 4.4

рис. 15. Добавление и удаление моделей в каталоге

Сначала выберите в окне «Новая модель» производителя и модель. Это можно сделать

с помощью раскрывающихся списков или путем ввода символов в поля и выбора опций.

Затем нужно выбрать функции для модели, установив соответствующие флажки (см.

рис. 16), и нажать кнопку «Назначить новую модель».

рис. 16. Добавление и удаление моделей в каталоге

Шрифт текста в данной категории должен стать жирным, а на нижней правой панели

должна отобразиться модель, добавленная в список «Новые модели». В каждый из

диапазонов объемов можно добавлять столько моделей, сколько требуется для всех

функций. Также можно добавить несколько экземпляров одного устройства, если

требуется указать разные функции одной модели, как показано на рис. 17. Затем они

будут отображаться как разные модели на вкладке «Расходы на устройства» (см. раздел

6).

рис. 17. Добавление нескольких моделей в каталог

Добавит

ь

Удалить

Architect User Manual

13

Asset DB v 4.4

Новые модели и перебазированные устройства можно удалять из диапазонов объемов,

выбирая их и нажимая кнопку удаления (см. рис. 15).

Если на этом этапе новые модели не добавляются, в приложении Architect используются

общие описания новых устройств, пока они не будут добавлены. Однако при этом

невозможно сравнение по финансовым и экологическим показателям.

5.5 Создание каталога

Пустой каталог устройств создается нажатием кнопки создания каталога по умолчанию,

показанной на рис. 18. При этом удаляется существующая матрица и создается пустая,

без моделей. Пустой каталог заполняется данными о текущем парке устройств.

рис. 18. Создание каталога устройств

5.6 Импортирование и экспортирование каталогов

устройств

Каталоги устройств можно экспортировать из приложения Asset DB, а затем

импортировать в другие решения. Это означает, что можно создать и экспортировать

каталог устройств по умолчанию, затем импортировать и настроить его для каждого

решения. Экспортированный каталог также содержит всех данные по расходам,

указанные на вкладке «Расходы на устройства» (см. раздел 6). Для экспортирования

каталога предусмотрено меню Решение > Экспорт > Каталог устройств (см. рис. 19).

Создать

Architect User Manual

14

Asset DB v 4.4

рис. 19. Экспортирование и импортирование каталога устройств

Для импортирования каталога устройств выберите в меню Решение > Импорт > Каталог

устройств и перейдите к файлу каталога .ATP. При импортировании каталога также

импортируются все содержащиеся в нем модели. Обратите внимание, что

импортируемый каталог заменяет существующий. Это означает, что для всех

перебазированных устройств, распределенных по диапазонам объемов перед

импортированием каталога, необходимо заново назначить соответствующие диапазоны.

6 Вкладка «Расходы на устройства»

На вкладке «Расходы на устройства» указываются данные по расходам на модели

перспективного парка устройств, которые затем используются для определения

расходов для новой среды печати.

Architect User Manual

15

Asset DB v 4.4

рис. 20. Вкладка «Расходы на устройства»

6.1 Ввод данных по расходам

На вкладке «Расходы на устройства» содержатся все новые модели вместе с их

функциями, добавленные в каталог устройств. Как отмечалось выше, если в каталог

устройств добавляется несколько экземпляров одной модели, каждая из них содержится

в отдельной строке и отличается от других своими функциональными возможностями.

Здесь также содержатся отдельные перебазированные и остающиеся на месте

устройства из существующего парка вместе с указанием серийных номером.

Для ввода данных в одну или несколько строк нужно выделить их и воспользоваться

контекстным меню или кнопкой «Изменить» на панели инструментов. Для изменения

одного значения следует выбрать его и изменить (см. рис. 21).

Architect User Manual

16

Asset DB v 4.4

рис. 21. Изменение данных по расходам

Далее приведено описание редактируемых данных.

 Расходы на аренду – затраты на аренду устройства.

 Расходы на аренду: период времени – период платежей за аренду.

 Периодические расходы – все прочие повторяющиеся расходы (на

обслуживание и т. д.).

 Периодические расходы: период времени – период оплаты повторяющихся

расходов.

 Стоимость страницы при монохромной печати – стоимость печати

монохромной страницы.

 Стоимость цветной печати за страницу – стоимость печати цветной страницы.

6.2 Импортирование и экспортирование данных по

расходам на устройства

Если создать каталог устройств или импортировать каталог без данных по расходам на

устройства, данные можно экспортировать, отредактировать и импортировать отдельно

от каталога. Это делается с помощью меню Решение > Расходы на устройства > Экспорт.

При этом создается CSV-файл, в который можно внести расходы на аренду, расходы на

оплату за щелчок и прочие периодические расходы, а также интервалы оплаты

(ежемесячно, ежеквартально или ежегодно). После ввода данных в CSV-файл их можно

импортировать обратно на вкладку «Расходы на устройства» с помощью меню Решение

> Расходы на устройства > Импорт. Все данные по расходам, которые уже имелись в

каталоге устройств, также будут содержаться в CSV-файле и их можно будет

редактировать таким же способом.

Контекстное

меню

Выбор

одного

значения

для

изменения

Кнопка

«Изменить»

Architect User Manual

17

Asset DB v 4.4

рис. 22. Импортирование и экспортирование данных по расходам на устройства

7 Вкладка «Проект решения»

Вкладка «Проект решения» выполняет функции дизайн-студии для создания новой

виртуальной среды печати. Изначально на вкладке отображается существующий парк

устройств печати и пиктограммы с информацией об объемах. Ниже отображаются

объемы печати для устройства: объем монохромной печати – черным цветом, объем

цветной печати – красным (если он имеется) . Объем сканирования указывается выше и

выделяется фиолетовым цветом. Каждая пиктограмма также показывает вердикт

устройства, установленный ранее на вкладке «Вердикт по устройствам».

Некоторые устройства на плане этажа могут обозначаться пустыми кружками или

квадратами. Это означает, что для них отсутствуют данные по объемам, поэтому следует

проверить наличие этих данных. На плане этажа также отображается пиктограмма

корзины, изначально расположенная в верхнем левом углу. Это корзина для объемов –

см. описание в разделе 7.6.

В нижней части вкладки содержится таблица с данными по всем имеющимся

устройствам. Помимо полей, представленных на вкладке «Текущее состояние», эта

таблица также содержит следующие поля, предназначенные для проектирования

решения:

 Физические и виртуальные – указывается, является ли устройство физическим

(содержится в текущем проекте) или виртуальным (планируется на перспективу),

см. раздел 7.1.

 Статус – отображается статус «OK» или «Ошибка». Если отображается

«Ошибка», значит имеется ошибка, которую следует устранить для создания

законченного решения (см. раздел 7.12).

Экспортирование набора

данных по расходам на

устройства

Импортирование набора

данных по расходам на

устройства

Страница загружается ...

Xerox AssetDB Руководство пользователя

Xerox AssetDB Руководство пользователя

Похожие модели бренда

Модели других брендов