Xerox AssetDB Руководство пользователя

Analyst

Руководство

пользователя

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- i - Asset DB v4.4

Оглавление

1 ПОДГОТОВКА ДАННЫХ ................................................................................................................... 1

2 ФОРМИРОВАНИЕ ОБЪЕМА .............................................................................................................. 3

2.1. Допущения при формировании объемов ............................................................................. 3

2.2. Создание допущений при формировании объемов ............................................................ 3

2.3. Изменение и удаление допущений для формирования объемов ..................................... 5

2.4. Назначение допущений для формирования объемов ........................................................ 6

2.5. Формирование объемов ......................................................................................................... 7

3 РАСЧЕТ РАСХОДОВ: АНАЛИЗ ССВ ............................................................................................... 9

3.1. Создание задачи анализа ССВ ........................................................................................... 10

3.2. Назначение категории расходов устройствам печати ...................................................... 11

3.3. Получение данных по расходам и ресурсу ........................................................................ 12

3.4. Добавление пользовательских данных по расходам ........................................................ 14

3.5. Удаление расходных материалов из расчета .................................................................... 15

3.6. Локальные расходные материалы ...................................................................................... 16

3.6.1. Использование ранее созданных локальных расходных материалов ....................... 17

3.7. Просмотр устройств для расходных материалов .............................................................. 18

3.8. Установка контрактов ........................................................................................................... 18

3.8.1. Установка контракта на аренду ...................................................................................... 20

3.8.2. Создание контракта по оплате за щелчок ..................................................................... 21

3.8.3. Создание контракта по оплате трехцветной печати за щелчок .................................. 21

3.8.4. Другие контракты по поддержке ..................................................................................... 22

3.8.5. Экспортирование и импортирование контрактных данных ......................................... 23

3.9. Создание групп допущений ................................................................................................. 24

3.10. Назначение контрактов и групп допущений ....................................................................... 25

3.11. Расчет расходов ................................................................................................................... 27

3.12. Импортирование и экспортирование результатов анализа ССВ ..................................... 27

3.13. Перенос данных по ССВ в текущий проект Asset DB ........................................................ 28

3.14. Подтверждение расчета расходов ...................................................................................... 30

4 РАСЧЕТ ЭКВИВАЛЕНТНОГО ВЫБРОСА CO

2

: ЭКОЛОГИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ .............................. 30

4.1. Начало расчета для экологического анализа .................................................................... 31

4.2. Интерпретация ...................................................................................................................... 32

4.3. Допущения ............................................................................................................................. 33

4.4. Расчет .................................................................................................................................... 34

4.5. Импортирование и экспортирование результатов экологического анализа ................... 35

5 ДАННЫЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ .............................................................................................................. 35

5.1. Импортирование данных пользователя ............................................................................. 36

5.2. Сопоставление и отображение данных .............................................................................. 36

6 ФУНКЦИИ ПРИЛОЖЕНИЯ ANALYST .............................................................................................. 39

6.1. Статистика ............................................................................................................................. 39

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- ii - Asset DB v4.4

6.2. Выделение и фильтрация ресурсов ................................................................................... 40

6.3. Отображение расстояния вокруг пиктограмм .................................................................... 43

7 ОТЧЕТ «СВОДКА ОЦЕНКИ СРЕДЫ ПЕЧАТИ» ................................................................................ 44

8 ПОРТФОЛИО ................................................................................................................................... 45

8.1. Экспортирование портфолио .............................................................................................. 46

8.2. Импортирование портфолио ............................................................................................... 47

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 1 - Asset DB v4.4

1 Подготовка данных

На вкладке «Подготовка данных» предусмотрено альтернативное представление данных по

ресурсам, а также возможность подготовки данных для этапа формирования объема печати,

описанного в разделе 2, где выполняется расчет средних ежемесячных объемов для парка

устройств. Здесь выполняются следующие операции:

 просмотр ресурсов проекта в табличной форме;

 проверка и редактирование показаний счетчиков;

 установка и назначение допущений для формирования объема;

 расчет и просмотр месячных объемов по каждому ресурсу.

На вкладке «Подготовка данных» отображаются все устройства печати и сканирования в проекте

(включая устройства за рамками проекта). В нижней части окна расположена панель поиска с такими

же функциями, как аналогичная панель в таблице ресурсов для текущего состояния. Она

предназначена для быстрого поиска ресурсов по разным критериям.

Если дважды щелкнуть по ресурсу в таблице, отобразится план этажа для текущего состояния, на

котором данный ресурс будет выделен. Для просмотра показаний счетчиков следует дважды

щелкнуть кнопку слева от строки устройства, после чего она развернется (см. рис. 1).

рис. 1. Проверка показаний счетчиков

После сбора всех данных аудита, при очистке данных для проекта, на вкладке «Подготовка данных»

выполняется проверка показаний счетчиков. Галочки в столбце «Статус» показывают, возможен ли

правильный расчет объемов для каждого устройства или нет. Зеленая галочка означает, что расчет

возможен, а желтая указывает наличие ошибок в показаниях счетчиков (см. рис. 2). Если установить

курсор на галочку, отобразится описание ошибки. Если нажать кнопку слева от строки, она

развернется, и ошибочные показания счетчиков будут выделены красным цветом. Желтая галочка

отображается, когда:

 Сумма отдельных счетчиков для одной даты не равна показанию общего счетчика

(например, сумма счетчиков «Всего монохромных» и «Всего цветных» превышает показание

«Всего за период эксплуатации»).

 Более позднее показание счетчика меньше более раннего.

 Имеются показания для полей, не отображаемых на вкладке «Показания счетчиков». Это

может происходить при импортировании показаний счетчиков для устройств с

неправильными отметками некоторых функциональных возможностей (например, при

импортировании показаний «Цветных A3» для устройства без отметок «Возможность печати

на бумаге формата А3» и «Возможность печати в цвете»).

 Полностью отсутствуют показания счетчиков для устройства.

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 2 - Asset DB v4.4

Для устранения этих ошибок следует изменить показания счетчиков (это можно сделать на этой

вкладке) или изменить функциональные возможности устройства на вкладке «Текущее

состояние» панели «Сведения».

рис. 2. Статус показаний счетчиков

Для изменения отображения столбца в таблице следует щелкнуть правой кнопкой мыши по его

заголовку и выбрать в меню «Далее...». Откроется диалоговое окно, в котором можно выбрать

отображаемые столбцы (см. рис. 3).

рис. 3. Выбор отображаемых столбцов

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 3 - Asset DB v4.4

2 Формирование объема

Функция «Формирование объема» служит для расчета средних ежемесячных объемов в

зависимости от различных критериев.

В приложении Asset DB средние ежемесячные объемы формируются по показаниям отдельных

счетчиков. При расчете для каждого устройства требуются два показания счетчика, или дата

установки и одно показание счетчика, или дата выпуска и одно показание счетчика.

Перед формированием объемов необходимо проверить данные на вкладке «Подготовка данных».

Также можно указать группы допущений. Это позволит задать параметры для заполнения пробелов в

данных, например, в случае отсутствия показаний счетчиков для определенных функций.

2.1. Допущения при формировании объемов

Допущения при формировании объемов служат для указания критериев расчета объемов печати в

проекте. Использование допущений позволяет выполнять в приложении Asset DB подробные

расчеты даже при наличии более общих данных.

2.2. Создание допущений при формировании объемов

Для установки допущений предусмотрена кнопка «Добавление, удаление и изменение групп

допущений для формирования объема» над вкладкой «Подготовка данных» (см. рис. 4).

рис. 4. Создание и изменение допущений при формировании объема

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 4 - Asset DB v4.4

рис. 5. Окно «Управление группами допущений для формирования объема»

В приложении Asset DB предусмотрена группа допущений по умолчанию, автоматически

применяемая ко всем устройствам, если пользователь не создает собственные допущения и не

применяет их.

Для создания группы допущений нажмите кнопку «Создать» в верхней части окна. После

изменения значений по умолчанию нажмите кнопку «Обновить», чтобы сохранить изменения.

Данные можно изменять в следующих полях:

 Имя — отличительное имя группы допущений для их выбора при назначении ресурсам.

 Коррекция даты выпуска — количество дней, прибавляемых к дате выпуска для имитации

реальной даты установки. Используется только тогда, когда неизвестна дата установки.

 Процент цветных от общего количества — часть показаний счетчика вида «Всего» или

«Всего за период эксплуатации», которую следует интерпретировать как цветную печать.

Используется только тогда, когда отсутствуют показания определенного счетчика цветной

печати.

 Процент цветной печати от монохромной + печати уровня 1 — часть показаний счетчика

монохромной печати и печати уровня 1, которую следует интерпретировать как цветную

печать. Используется только тогда, когда отсутствуют показания отдельных счетчиков

монохромной печати и цветной печати уровня 1.

 Процент печати на большой бумаге от общего количества — часть показаний счетчика

вида «Всего» или «Всего за период эксплуатации», которую следует интерпретировать как

печать на бумаге большого формата. Используется только тогда, когда отсутствуют

показания определенного счетчика печати на бумаге большого размера.

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 5 - Asset DB v4.4

 Двусторонняя печать в процентах — часть показаний счетчика вида «Всего» или «Всего

за период эксплуатации», которую следует интерпретировать как двустороннюю печать.

Используется только тогда, когда отсутствуют показания определенного счетчика

двусторонней печати.

Разделение цветных

Данная функция применяется к устройствам со счетчиками трехцветной печати и служит для

разделения объемов цветной печати по трем уровням, когда имеется только общее показание для

цветной печати. Сумма трех процентных значений в данном разделе должна равняться 100,

поскольку они относятся к проценту от общего объема цветной печати, присваиваемому каждому

уровню, а не к проценту присваиваемого общего объема. Если для устройства со счетчиком

трехцветной печати имеется одно показание цветной печати, указанные здесь процентные значения

применяются к рассчитанному из этого объему. Если для устройства со счетчиком трехцветной

печати имеется только значение «Всего за период эксплуатации», процентные значения

применяются к объему, рассчитанному по значению «Процент цветных от общего количества»,

которое используется далее в этом допущении.

В идеале всегда можно было бы получить определенные показания по каждому из имеющихся типов

счетчиков на устройстве. Для устройства цветной печати на бумаге формата A3 это означало бы

наличие показаний «Стандартных монохромных», «Больших монохромных», «Стандартных

цветных», «Больших цветных» и «Всего за период эксплуатации». Однако иногда можно получить

только показания счетчика вида «Всего» или «Всего за период эксплуатации». В таких случаях

расчет объема без допущений означал бы отсутствие разделения между цветной и монохромной

печатью либо стандартными или большими отпечатками. Это существенно повлияло бы на

результаты анализа совокупной стоимости владения (ССВ).

Все введенные значения в группе допущений применяются только в случае пробелов в данных

проекта — они не используются при наличии даты фактической установки или показаний счетчиков

для определенных функций.

2.3. Изменение и удаление допущений для формирования

объемов

Для изменения ранее созданного допущения выберите его в списке в левой части окна и введите

значения в поля справа. Для сохранения изменений нажмите кнопку «Обновить».

Для удаления допущения выберите его в списке и нажмите кнопку «Удалить» над списком.

Можно создать столько допущений, сколько требуется для проекта.

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 6 - Asset DB v4.4

2.4. Назначение допущений для формирования объемов

После указания допущений для формирования объемов они назначаются устройствам на вкладке

«Подготовка данных». Объемы для устройств, которым не назначаются созданные пользователем

допущения, рассчитываются с помощью допущений по умолчанию.

Чтобы назначить устройствам допущения, созданные пользователем, выберите устройства и

щелкните одно из них правой кнопкой мыши. В меню «Назначить группу допущений» выберите

допущения для выбранных устройств. По умолчанию для всех устройств используется группа

допущений «По умолчанию».

рис. 6. Назначение групп допущений нескольким устройствам

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 7 - Asset DB v4.4

Также можно назначать группы допущений отдельным устройствам: щелкнуть столбец «Группа

допущений» для устройства в таблице «Подготовка данных» и выбрать группу допущений.

рис. 7. Назначение групп допущений отдельным устройствам

2.5. Формирование объемов

После создания групп допущений и их назначения устройствам формирование объемов может

выполняться для всех устройств в проекте или для групп устройств. Чтобы выполнить формирование

объемов для всех ресурсов нажмите кнопку «Формирование объемов» на панели инструментов

Asset DB и выберите «Все ресурсы» или воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl-G.

Чтобы выполнить формирование объемов для группы устройств в проекте выберите в таблице

«Подготовка данных» устройства, для которых требуется расчет месячных объемов, нажмите кнопку

«Формирование объемов» на панели инструментов Asset DB и выберите «Выбранные ресурсы...».

Чтобы перезаписать ранее сформированные объемы, следует установить флажок «Перезаписать».

По умолчанию эти флажки сняты, но все изменения в столбце «Статус» сохраняются для проекта в

локальной версии.

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 8 - Asset DB v4.4

рис. 8. Формирование объемов для выбранных ресурсов

Затем отобразятся следующие результаты расчета по формированию объемов:

 Обновлено пригодных ресурсов — количество устройств, для которых рассчитаны и

применены новые значения месячных объемов.

 Пригодные ресурсы, для которых не требуется обновление — количество устройств,

для которых новые расчетные значения месячных объемов совпадают с уже имеющимися

значениями.

 Пригодные ресурсы, не учитывавшиеся при расчете — количество устройств, для

которых новые значения месячных объемов не рассчитаны из-за отсутствия некоторых

показаний счетчиков. Причиной может быть полное отсутствие показаний счетчиков для

устройства или наличие всего одного показания счетчика при отсутствии даты установки или

выпуска.

 Ресурсов с ошибками формирования объема — неверные показания счетчиков.

Зачастую в этом случае имеются два показания счетчика, но более позднее показание

меньше, чем показание, зарегистрированное ранее.

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 9 - Asset DB v4.4

рис. 9. Сводка о формировании объемов

3 Расчет расходов: анализ ССВ

Для анализа ССВ используются данные по расходам и ресурсу (сроку службы) для принтеров и

МФУ, хранящиеся на сервере компании Newfield IT для упрощения доступа к базе данных и ее

быстрого обновления. Для доступа к этим данным требуется подключение к Интернету. Если все

данные по ценам, расходным материалам и т. д. вводятся вручную, анализ ССВ можно выполнить

и без подключения к Интернету.

Для доступа к базе данных NewField IT сначала следует узнать, каким образом обеспечивается

подключение к Интернету — напрямую или через прокси-сервер. Если используется прокси-сервер,

необходимо знать соответствующие настройки, чтобы ввести их на вкладке «Сервер» в разделе

Параметры > Общие параметры, Asset DB Cloud.

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 10 - Asset DB v4.4

рис. 10. Настройка подключения через прокси-сервер

3.1. Создание задачи анализа ССВ

Создание задачи анализа ССВ в приложении Asset DB аналогично созданию проекта. Для этого

следует открыть меню Файл > Создать > Анализ ССВ. После этого откроется окно с запросом имени

задачи анализа ССВ. При нажатии кнопки «OK» будет создана новая задача анализа ССВ. Для

выбора существующей задачи анализа ССВ следует перейти в меню Файл > Открыть и выбрать ее

в списке задач анализа ССВ, связанных с открытым проектом. Когда создается или открывается

задача анализа ССВ, создается новая область рабочего пространства (см. рис. 11) со списком всех

принтеров и МФУ в рамках проекта Asset DB, включая не отмеченные на плане, для которых

имеются данные в таблице. Процесс анализа ССВ состоит из 10 этапов.

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 11 - Asset DB v4.4

рис. 11. Вкладка «ССВ»

3.2. Назначение категории расходов устройствам печати

Сначала необходимо определить способ расчета расходов для каждого устройства печати в

проекте. Для назначения категории расходов щелкните левой кнопкой мыши в соответствующей

ячейке столбца «Категория расходов» — откроется список вариантов. Также можно выделить группу

устройств в списке (щелкнуть и перетащить курсор), щелкнуть правой кнопкой мыши одно из

выбранных устройств и выбрать категорию в столбце «Категория расходов».

рис. 12. Назначение категории расходов отдельным устройствам

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 12 - Asset DB v4.4

рис. 13. Назначение категории расходов группе устройств

В столбце «Категория расходов» доступны следующие категории:

 По контракту — устройство используется в соответствии с договором, заключенным с

арендодателем или поставщиком;

 Приобретено — использование устройства не связано с расходами на его аренду;

 Оба варианта — устройство приобретено, но также имеется связанный с ним договор.

Совет. Для сортировки данных в алфавитном порядке щелкните заголовок столбца. Затем

выделите сразу группу устройств и примените к ней соответствующую категорию расходов. Также

можно фильтровать категории ССВ, щелкнув значок фильтра справа от заголовка столбца и

установив соответствующие флажки.

После выбора категории она отображается в столбце «Категория расходов». Если установить

курсор на красный треугольник предупреждения в столбце «Статус», отобразится недостающая

информация для расчета ССВ.

3.3. Получение данных по расходам и ресурсу

Теперь следует получить сведения по ценам и расходным материалам для всех устройств, чтобы

собрать все необходимые данные для расчета ССВ. Для этого надо нажать кнопку «Получить

данные» . Отобразятся найденные данные по устройствам.

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 13 - Asset DB v4.4

Примечание. Если для доступа к Интернету используется прокси-сервер, необходимо ввести его

данные с помощью главного меню: Параметры > Общие параметры... Asset DB Cloud.

Собранные данные отображаются на экране, как показано на рис. 14 ниже.

рис. 14. Отображение ресурсов после сбора данных для расчета ССВ

При установке переключателя «Расходные материалы» отображаются все данные по расходным

материалам.

рис. 15. Отображение расходных материалов после сбора данных для расчета ССВ

Следует учитывать, что если для выбора устройства в текущем состоянии не используются

раскрывающиеся списки, автоматическое получение данных для расчета ССВ может не выполняться.

Для получения данных имя устройства должно в точности совпадать с его именем в базе данных. Если

имена не совпадают, выполняется сопоставительная оценка расходов (см. ниже).

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 14 - Asset DB v4.4

Если на сервере с данными для расчета ССВ отсутствуют прейскурантные цены или данные по

расходным материалам, в столбце «Статус» отображается значок предупреждения. В этом случае

выполняется сопоставительная оценка расходов. Данная функция вызывается щелчком правой

кнопкой мыши, и для ее применения требуется подключение к Интернету, чтобы получить с сервера

список аналогичных моделей, из которого можно выбрать сопоставимую модель и использовать в

расчете ее цену.

рис. 16. Функция «Сопоставительная оценка расходов»

После выбора сопоставимой модели ее данные извлекаются и в столбце «Прейскурантная цена»

появляется новая пиктограмма , означающая, что используется заменяющая модель.

3.4. Добавление пользовательских данных по расходам

Получив соответствующие данные по принтерам, можно отправить список принтеров и их

расходных материалов конечному пользователю для указания фактических цен, по которым они

приобретались. Для этого следует нажать кнопку «Экспорт данных» на соответствующих

представлениях (для расходов на устройства — «Ресурсы», для затрат на расходные материалы —

«Расходные материалы») или выбрать в главном меню ССВ > Экспорт > Данные ресурса/Данные

по расходному материалу.

рис. 17. Экспортирование данных ССВ

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 15 - Asset DB v4.4

Прейскурантные цены содержатся в таблице Excel, которую можно перезаписывать. Для

импортирования новых данных следует нажать кнопку «Импорт данных» в представлении

«Ресурсы» или «Расходные материалы», или выбрать в главном меню ССВ > Импорт > Данные

ресурса/Данные по расходному материалу.

После изменения цен вручную или путем импортирования вместо пиктограммы прейскурантной

цены появляется значок блокнота с ручкой. Это означает, что данные введены вручную

пользователем или клиентом.

рис. 18. Цена, введенная вручную

Примечание. Данные по ресурсу (сроку службы) хранятся в базе данных и используются в расчете,

но не отображаются в данных экспорта, поскольку это собственная информация поставщика

данных.

3.5. Удаление расходных материалов из расчета

На сервере с данными для расчета ССВ содержится информация по всем расходным материалам

для всех устройств в данном проекте, изготавливаемым отдельными производителями (ОЕМ).

Некоторые материалы могут не использоваться в расчете из-за того, что они редко приобретаются

или применяются модули других производителей (см. раздел 3.6 Локальные расходные материалы).

После загрузки данных с сервера установите переключатель «Расходные материалы» (см. рис. 19).

рис. 19. Вид «Расходные материалы»

Для исключения расходного материала щелкните в его строке столбец «Использование». При

расчете ССВ в приложении Asset DB данный расходный материал учитываться не будет.

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 16 - Asset DB v4.4

3.6. Локальные расходные материалы

На сервере с данными для расчета ССВ содержится информация по десяткам тысяч расходных

материалов, выпускаемых различными производителями (ОЕМ). Также можно использовать модули

других производителей или добавлять данные по расходным материалам, отсутствующим в базе

данных на сервере. Расходные материалы, создаваемые вручную в приложении Asset DB, хранятся

локально и могут использоваться в других проектах.

Для создания расходного материала нажмите на панели инструментов кнопку «Добавление

расходных материалов и управление ими» . Перейдите на вкладку «Управление» и заполните

данные для добавляемого расходного материала (см. рис. 20). Нажмите кнопку «Создать» —

данный расходный материал появится в таблице «Доступные расходные материалы». Необходимо

заполнить все поля.

рис. 20. Управление расходными материалами

Перейдите на вкладку «Назначить для анализа ССВ». Слева отобразится список «Доступные

расходные материалы». Выберите расходный материал и нажмите зеленую стрелку для его

перемещения в список «Анализ ССВ: расходные материалы».

Приложение Analyst. Руководство пользователя

- 17 - Asset DB v4.4

рис. 21. Назначение расходных материалов для анализа ССВ

После нажатия кнопки «Применить» данный расходный материал появится в представлении

«Расходные материалы» в проекте и будет доступен для использования при анализе.

Обратите внимание, что если локальный расходный материал обходится дешевле ОЕМ-модуля, он

выбирается автоматически. Для принудительного использования данного расходного материала

независимо от его цены см. раздел 3.5 для отмены применения ОЕМ-модуля.

3.6.1. Использование ранее созданных локальных расходных материалов

После создания базы данных по локальным расходным материалам эти данные можно

использовать в других проектах. При загрузке данных с сервера отображается опция «Использовать

локальные расходные материалы» (см. ниже). Выберите ее, если это требуется. Примечание.

Отображаются только точные совпадения моделей.

рис. 22. Опция «Использовать локальные расходные материалы»

Страница загружается ...

Xerox AssetDB Руководство пользователя

Xerox AssetDB Руководство пользователя

Похожие модели бренда

Модели других брендов